¿Qué es la tecnología de la información?

Es necesario establecer que la tecnología de la información (TI) se entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1).
La tecnología de la Información (TI) está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente. La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten (Alter, 1999).
Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores (Alter, 1999). Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.
Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más
importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de
información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera
inmediata o a largo plazo.
En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores
siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando en
cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como una
investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.

Investigación preliminar
La investigación preliminar abarcará aspectos como internos y externos de la
empresa, es aquí el momento de definir quienes somos en este momento y a donde
queremos llegar, quién es mi competencia directa e indirecta, como está la
empresa en relación a sus competidores, cómo lo hacen los demás?
El conocimiento general de la empresa se da en este punto.
Estudio de factibilidad
El estudio de factibilidad permitirá a al empresa evaluar factores como:
recursos financieros, materiales y humanos, así como los tiempos que se
requieren para la implementación del nuevo sistema. Se debe de ser totalmente
objetivo y realista en este proceso ya que una información inadecuada en este
primer paso se verá reflejada en el momento de poner a prueba el sistema y peor
aún en el momento de estar operando y esperando resultados que tal vez nunca
lleguen. En este punto es importante no olvidar el aspecto financiero no
dejando a un lado los indicadores financieros de rentabilidad. El aspecto
cualitativo es importante para eso se tendrá que tomar en cuenta la misión y la
visión de la empresa.
Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las variables que se tomarán
en cuenta en el proyecto y la importancia relativa de cada una de ellas. Una
vez definidas las variables se procede a analizar las opciones que existen en
el medio y estas opciones son sometidas al escrutinio para determinar en que
porcentaje cumplen cada una de las variables previamente definidas.
Una de las opciones que generalmente se presentan en el área de sistemas de
información es ¿lo hacemos en casa o lo compramos?, si lo compramos, qué
compramos?

Actualmente existe una gama muy amplia de sistemas de información desarrollados
para satisfacer las necesidades de la mayoría de las empresa, si bien es cierto
que no están hechas “ a la medida de la empresa” algunos de estos sistemas
tienen la opción de hacer adaptaciones a sus reportes o a algunas pantallas y
en el caso de sistemas ERP cuentan con su lenguaje de programación que permite
capacitar a una persona para poder hacer las modificaciones que se desee.
Si se determina que se desarrollará un sistema a la medida, los siguientes
pasos serían un análisis y diseño del sistema, lo cual implica mayor tiempo ya
que se deberán de destinar varias horas a: entrevistas con los usuarios,
manuales de usuarios, programación y pruebas entre otras actividades.
Hoy en día, los sistemas de información juegan un papel primordial en la vida de
las empresas, ya que ayudan a mejorar procesos, reducir tiempo (horas/hombre) y
ayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. Esto es muy diferente al del
simple proceso de datos u obtención de los mismos, pero la función principal y
que puede ser más palpable por la administración de la empresa es la de tener
información fiable e inmediata, es decir, en tiempo y que sea de calidad.
Uno de los elementos clave para una organización y también visto como
herramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso de la información y
que esta información pueda ser accesible de manera rápida e interrelacionada.